W pierwszej kolejności należy zapoznać się z biuletynem 

OPT009 - Import danych z arkusza MS Excel do systemu Comarch ERP Optima.zip

Jest w nim przykładowy plik Excela z danymi o kontrahentach, cenniku, pomocniczymi jednostkami miary, kodami kreskowymi, producentami, markami i kodami CN.

Taki plik po uzupełnieniu można wczytać do Optimy za pomocą menu NARZĘDZIA -> Importy -> Słowników z pliku

Można także zarówno na liście cennikowej jak i liście kontrahentów wprowadzić sobie po 1 towarze i kontrahencie, a później za pomocą opcji eksportu do pliku Excel 

podglądnąć jak te dane powinny być wprowadzone w arkuszu, uzupełnić dane o pozostałych kontrahentów i towary, a następnie zaimportować je za pomocą opcji importu z arkusza Excel

W kwestii BO towarów. Po zaimportowaniu cennika do Optimy, możesz przygotować sobie plik ze stanami w formacie txt lub csv

Następnie wejść w menu HANDEL -> Sekcja Magazyn -> Inne -> Dokumenty BO (ja nie jestem zwolennikiem tej metody i raczej używam Dokumenty PW)

Otworzyć nowy dokument zielonym plusek i przyciskiem Import towarów

zaimportować dane do dokumentu.

Przykładową strukturę pliku uzyskasz, wypełniając dokument kilkoma pozycjami i zapisując te pozycje do przykładowego pliku 

Ponieważ w pliku możesz podać tylko KOD towaru, ilość i cenę. Może wystąpić potrzeba zmodyfikowania wartości poszczególnych pozycji.

Np: Towar kupiony 1000 szt po 1zł i 2 szt po 1 grosz.

Na magazynie powinieneś mieć towar w ilości 1002 szt o wartości 1000,02

Uśredniając cenę wskażesz, że masz 1002 szt po 0,99 PLN co da w efekcie wartość 991,98 którą powinieneś poprawić na 1000,02

Ewentualnie możesz wprowadzić towar partiami czyli

1000 szt w cenie 1,00

2 szt w cenie 0,01

wtedy nie będzie problemu z wartościami

Jeżeli chodzi o BO rozrachunków to możesz je wprowadzić w sposób ręczny. Wchodząc w menu KASA/BANK -> Preliminarz

w tym miejscu wybierasz dowolny rejestr Kasowo/Bankowy i zapala Ci się zielony PLUS z prawej strony. Po jego wciśnięciu pojawi Ci się takie okno.

W polu dokument wybierasz KP dla spodziewanych wpływów a KW jeżeli Ty masz komuś zapłacić

Forma płatności czyli spodziewana forma płatności, najczęściej przelew

Kwota to kwota pozostała do rozliczenia np: jeżeli wystawiłeś komuś fakturę na 5000zł i już zapłacił 2000zł to wpisujesz tylko 3000zł

Numer obcy: to pole w którym wpisujesz numer faktury sprzedaży lub zakupu za którą ktoś ma Ci zapłacić lub za którą Ty płacisz

Data dokumentu i termin płatności nie będę tłumaczył

W polu kontrahent wybierasz kontrahenta z listy którą wcześniej zaimportowałeś, na koniec zaznaczasz parametr "DO REALIZACJI" i zapisujesz dyskietką.

Pozostałe pola interesują cię dość rzadko, ale jak chcesz to prze klikaj je sobie i pytaj w osobnym wątku.

Istnieje możliwość zaimportowania danych z bazy do bazy. Jeżeli będziesz miał dużą ilość rozrachunków to warto skontaktować się z Partnerem Comarch od którego zakupiłeś Optimę. On powinien Ci wycenić koszt migracji danych w sposób automatyczny. U nas aktualnie taka usługa kosztuje 240 zł netto za godzinę, a dla firm które zakupiły program przez naszą firmę rabat 35% 

Liczę jednak, że moja odpowiedź pomoże w wystarczający sposób rozwiązać Twój problem i nie będziesz musiał korzystać z odpłatnych usług i konsultacji.